ALFMED Académie de Langues

POLITIQUE ALFMED DE CONFIDENTIALITÉ

ALFMED, ci-après dénommé «l’Organisation», s’engage à fournir un service confidentiel à ses utilisateurs. Aucune information fournie à l’Organisation ne sera partagée avec une autre organisation ou un individu sans la permission expresse de l’utilisateur.

Aux fins de la présente politique, la confidentialité concerne la transmission d’informations personnelles, sensibles ou identifiables concernant des personnes physiques ou des organisations (informations confidentielles), que l’Organisation détient par le biais de ses travaux.

L’organisation détient des données personnelles sur son personnel, ses utilisateurs, ses membres, etc. qui ne seront utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été rassemblées et ne seront divulguées à aucune personne extérieure à l’organisation sans autorisation préalable.

Toutes les données personnelles seront traitées de manière sensible et dans la plus stricte confidentialité, en interne et en externe.

Objectif

L’objectif de la politique de confidentialité est de s’assurer que tout le personnel, les membres, les bénévoles et les utilisateurs comprennent les exigences de l’organisation en ce qui concerne la divulgation des données à caractère personnel et des informations confidentielles.

Des principes

• Toutes les données personnelles sur support papier et électroniques doivent être stockées conformément au Data Protection Act de 1998 et doivent être protégées contre les accès non autorisés, la divulgation accidentelle, la perte ou la destruction.

• Toutes les données personnelles sur papier et électroniques ne doivent être accessibles qu’aux personnes autorisées à y accéder.

Enregistrement statistique

L’Organisation s’est engagée à enregistrer de manière statistique et statistique l’utilisation de ses services afin de contrôler l’utilisation et les performances.

Tous les enregistrements statistiques communiqués à des tiers, par exemple pour appuyer des demandes de financement ou des rapports de suivi pour l’autorité locale, doivent être produits sous une forme anonyme afin que les personnes ne puissent pas être reconnues.
Records

Tous les dossiers sont conservés dans des classeurs verrouillés. Toutes les informations relatives aux utilisateurs du service seront laissées dans des tiroirs verrouillés. Cela inclut les cahiers, les copies de correspondance et toute autre source d’informations.

Violation de la confidentialité

L’Organisation reconnaît qu’il peut arriver que des travailleurs individuels ressentent le besoin de violer la confidentialité. Des informations confidentielles ou sensibles concernant une personne peuvent être divulguées lorsqu’il existe un risque de danger pour la personne, un bénévole ou un employé, ou le public en général, ou encore s’il est illégal de les refuser. Dans ces circonstances, les informations peuvent être divulguées à des agences externes, par ex. services de police ou sociaux sur la base du besoin de savoir.

Lorsqu’un travailleur estime que la confidentialité doit être violée, les mesures suivantes seront prises:

• Le travailleur doit immédiatement soulever la question avec son supérieur hiérarchique.

• Le travailleur doit discuter avec le supérieur hiérarchique des problèmes en jeu dans le cas et expliquer pourquoi il estime que la confidentialité doit être violée et ce que l’on obtiendrait en violant la confidentialité. Le supérieur hiérarchique devrait prendre note de cette discussion.

• Le supérieur hiérarchique est responsable de discuter avec le travailleur des options disponibles dans chaque ensemble de circonstances.

• Le supérieur hiérarchique est responsable de décider si une confidentialité doit être violée. Si le supérieur hiérarchique décide que la confidentialité doit être violée, il doit suivre les étapes suivantes:

Le supérieur hiérarchique devrait contacter en premier lieu le président ou le vice-président du comité exécutif. Le responsable doit informer le président / le vice-président de l’ensemble des faits, en s’assurant qu’ils ne portent pas atteinte à la confidentialité. Le supérieur hiérarchique devrait demander l’autorisation de violer la confidentialité au président / au vice-président.

Si le président / le vice-président accepte de violer la confidentialité, un rapport écrit complet doit être rédigé et l’action engagée doit être entreprise. Le supérieur hiérarchique est responsable de la mise en œuvre de toutes les activités.

Si le président / vice-président n’accepte pas de violer la confidentialité, il s’agit de la décision finale de l’organisation.

Cadre législatif

L’Organisation surveillera cette politique pour s’assurer qu’elle respecte les exigences légales et légales, notamment la loi sur la protection des données, la loi sur les enfants, la loi sur la réhabilitation des délinquants et la loi sur la prévention du terrorisme. La formation sur la politique comprendra ces aspects.

Assurer l’efficacité de la politique

Tous les membres du comité exécutif recevront une copie de la politique de confidentialité. La politique de confidentialité sera initiée aux travailleurs existants et nouveaux, par le biais d’une initiation et d’une formation. La politique sera revue chaque année et des amendements seront proposés et approuvés par le Comité exécutif.

Non-adhérence

Les infractions à cette politique seront traitées conformément aux procédures de règlement des griefs et / ou disciplinaires, selon le cas.